Brevfletning i Word
Sådan personliggør du dine mails med mange modtagere
– og undgår spamfilteret
Brevfletning er super smart, hvis du skal sende en mail ud til flere mennesker – og ikke mindst vil være sikker på, at den faktisk også når frem til alle dine elever, kollegaer eller andre modtagere. Brevfletning er også smart, hvis du vil målrette indholdet til den enkelte modtager. Her kan du fx personliggøre dine mails ved at sende den samme information ud til 20 personer, men hvor hver mail indeholder den enkeltes personlige navn f.eks. Kære Mette.
I CIU bruger vi brevfletning, når vi sender mails ud til mange mennesker på en gang f.eks. til vores deltagere i Learning Factories eller webinarer.
Værd at vide om GDPR og Bcc-funktion
Med EU’s persondatalov (GDPR) skal du være opmærksom på, at du ikke uden tilladelse må dele andres persondata f.eks. mailadresse. Du må med andre ord ikke uden tilladelse sende eksempelvis en mail med en masse mennesker som Cc, da dine modtagere her kan se alles mailadresser.
Du kender måske muligheden for at sende mails til mange modtagere ved at bruge Bcc-funktionen i Outlook, hvor man derved ikke kan se de andre modtageres navne eller mailadresse.
MEN… Her er der risiko for, at dine mails bliver ædt af spamfiltre, og modtagerne derfor aldrig får din mail. Jo flere mailadresser du sætter som modtagere af mailen, desto større er risikoen for, at mailen ikke når frem til alle modtagere.
Ved at bruge brevflet sørger du for, at alle modtagere får din mail, da Outlook her sender mailen enkeltvis – og så giver det dig som sagt også mulighed for at personliggøre din mail til hver modtager.
Sådan gør du
For at bruge brevfletning kræver det, at du har Word, Excel og Outlook installeret på din computer. Se videoen eller følg guiden fra Microsoft, så du lynhurtigt kan komme i gang med at brevflette.
Guide fra Microsoft i tekstformat kan findes her.
Gode råd
- Husk at dobbelttjekke, at navne m.m. er korrekte ved hjælp af funktionen “Vis resultater”, samt tjekke at det stemmer overens med dine informationer i Excel-arket.
- Hvis du arbejder i et delt dokument, skal du derfor sørge for, at andre har lukket dokumentet når du vil brevflette. Du kan nemlig ikke starte brevfelt, hvis dokumentet er åben flere steder.
- Brevfletning kan godt virke lidt uoverskueligt og besværligt de første par gange, du skal prøve det. Men det sparer dig for meget tid på den lange bane og sikrer en personlig kommunikation til dine elever, kollegaer m.m., når du først har lært det. Så rigtig god flettelyst!